נסו להיזכר בפעם האחרונה שקיבלתם הזמנה לבקר במקום לא מוכר, לפגוש אנשים שאתם לא מכירים, בפעילות שאין לכם מושג עליה. מ-1 עד 10 עד כמה אתם מתלהבים ללכת?
רוב בני האדם לא שמחים להגיע למקומות שהם לא מכירים ולפגוש אנשים שמעולם לא ראו. כשאתם מזמינים אורחים לאירוע שלכם, בין אם זה אירוע פרטי או עסקי, הדבר שאתם הכי רוצים זה שיהיה להם חוויה חיובית, שיזכרו את האירוע לטובה ואתכם כמארחים מוצלחים. ביקור בקבוצת נטוורקינג הוא הרבה יותר מללכת לפגישה או אירוע, זוהי חוויה. כשאורחים מגיעים למפגש, הם הולכים לחוות חוויה שיכולה להיות עבורם טובה, או גרועה וחשוב להבין שהחוויה מתחילה לפני ההגעה.
איך מגדילים את הסיכוי שיגיעו אורחים לאירוע שלך?
חלק מהאורחים שלכם לא יודעים במה מדובר כשאתם מזמינים אותם לביקור בקבוצת נטוורקינג וזה גורם להם לחשש ואי נוחות.
החוויה מתחילה בהזמנה. המטרה הראשונה שלכם היא לפזר את החששות שלהם לפני ההגעה לאירוע ולתת לאורחים שלכם מידע שיסקרן אותם מצד אחד, אבל מצד שני גם ירגיע.
- קיבעו מראש מועד לשיחה טלפונית אחרי המפגש כדי לשמוע מהם איך הייתה החוויה (השיחה שלכם מהווה הכנה לפולואפ של צוות האירוח בקבוצה, או צוות השיווק אם מדובר בכנס)
- שילחו מייל קבוצתי לכל חברי הקבוצה, כאשר האורחים שלכם מכותבים, ובו תציגו אותם, את תחום עיסוקם וגם המלצה (אם נעזרתם בשירותים שלהם) המטרה: הגדלת הסיכוי שהאורחים יגיעו אחרי שראו כי מספר רב של אנשים מצפים להגעתם. יש להבהיר לחברים כי בשום אופן אין לנסות למכור לאורחים שלכם במייל, אלא ניתן לברך אותם על הגעתם או להביע רצון לפגוש אותם במפגש הנטוורקינג. המייל מייצר תחושה של היכרות מוקדמת של הנוכחים לאורחים ומוריד במעט את החששות.
- תנו מידע מדויק איך מגיעים אליכם פיזית, הסבר התמצאות באזור כולל היכן חונים. אם במקרה מקום המפגש שלכם מעט נסתר מהעין, פרטו איך בדיוק מוצאים את המקום.
- הציעו לאורחים להביא איתם עוד מישהו כדי שירגישו בנוח. זה מרגיע אותם ונותן תחושת ביטחון ואתם זוכים באורח נוסף.
מה כדאי לאורחים לדעת מראש כדי למקסם את הנוכחות שלהם?
- חשוב להגיע בזמן לחלק הראשון של מפגש נטוורקינג שנקרא "מינגלינג", הוא מתקיים בעמידה ובצורה חופשית ובו ניתן לייצר היכרויות ראשוניות. למה חשוב שהאורחים שלכם יגיעו לחלק הזה? כדי שתוכלו לעזור להם להכיר אנשים חדשים ולקצר עבורם את הזמן שנדרש מהם למצוא אנשים ממעגל העסקים שלהם. אתם תשמחו להציג אותם בפני אנשים שאתם חושבים שכדאי להם לפגוש, או שהם היו רוצים להכיר.
- כמה זמן כדאי לשריין כדי למקסם את ההזדמנות – אחרי שהמפגש הרשמי מסתיים, האורחים יקבלו מנציגי הקבוצה מענה לשאלות שבוודאי יעלו להם ולאחר מכן יהיה להם זמן לקביעת פגישות עם אנשים שעניינו אותם והם היו רוצים להיפגש או לשמור על קשר.
- לכל אורח יש הזדמנות להציג עצמו מול עשרות אנשי עסקים מקומיים – תנו הסבר על החלק השני של הפגישה שבו האורחים מציגים עצמם בקצרה ותנו להם כמה טיפים להצגה עצמית ממוקדת. הסבירו כי מטרת ההצגה העצמית שלהם היא לא לסגור עיסקה או לייצר מכירה אלא לעניין את השומעים לרצות לשמוע יותר ולקבוע איתם פגישה.
כל מתן ההסברים ופיזור החששות מתקיים עוד לפני שהאורחים הגיעו לאירוע שלכם. חשוב שתבינו שהאורחים כבר קבעו דעה על האירוע כשהזמנתם אותם, עוד לפני שהגיעו אליו. אם הם לא יגיעו, כנראה הם כבר החליטו מה דעתם…
מחקרים מראים כי למעלה מ- 80% חשוב שמקום המפגש יהיה כזה שאפשר להתגאות בו ויאפשר הזמנת אורחים מכובדים. רוצים לדעת איך להכין את הקרקע להזמנת מצליחנים?
חיבור בין אנשים הוא WIN-WIN
כשאתם מפגישים אנשים זה לזה בין אם במפגש עסקי, אירוע פרטי או חיבור אישי אתם הופכים ל"מחברים". המשמעות של חיבור בין אנשים הוא הבעת אמון שלכם בשני הצדדים לא רק לצורך פתיחת הזדמנות והיכרות חדשה אלא גם לתובנה שלהם כמה אתם חשובים בחיים שלהם. אם בעתיד הקשר שחיברתם יתברר כמוצלח, הם תמיד יזכרו כי אתם אלו שגרמתם לזה לקרות.
אשמח שתכתבו לי תגובות, הערות, הארות ושאלות לגבי מה שכתבתי.
או אם אתם רוצים לשתף איך אתם מכינים אורחים מראש לביקור
כיתבו לי [email protected] או הגיבו בבלוג
טורים נוספים ניתן למצוא בבלוג שלי – https://media.bni.co.il/blog/
שלכם,
ירדן נוי
מנכ"לית BNI
